如何应对员工职务侵占公司财产

来源:朱静亮 律师日期:2019-06-20

网上曾经流传“宋喆还不如西门庆,毕竟西门庆没有霸占武大郎的烧饼摊。”虽然只是一个笑话,也反映了群众对于宋喆之流的厌恶之情。而20181018日,宋喆案也终于迎来了个让大家满意的结果——经朝阳区人民法院审理查明,宋喆在2014年至2016年利用担任总经理及王宝强经纪人的职务便利,采用虚报演出、广告代言费的手段,侵占王宝强工作室演出、广告代言等业务款共计人民币232.5万元。法院认为,被告人宋喆身为公司人员,利用职务上的便利侵占单位财物,构成职务侵占罪,且犯罪数额巨大,依法判处六年有期徒刑。

从公司经营的角度而言,员工利用职务之便侵占财产,是一个并不鲜见,而又很难处理的事。不鲜见是因为根据我们以往接触过的案例,在一家公司中无论该员工的岗位大小,上至有供应商管理权的总监主管,下至看管废品仓库的员工,都会有过想用手中的“权力”得到一些好处的念头。而难处理是因为这些事情通常较为隐秘,公司很少能找到真凭实据。尤其是当员工和外部供应商联合起来侵占公司财产,就更难查有实据,造成公司难以处理。而这样的状态持续时间一长,还会给公司其他守法员工造成很坏的榜样。

因此从本次宋喆来看,确实给所有意图侵占公司财产的员工们敲响警钟,告知了他们“莫伸手,伸手必被抓”的道理。虽然本案的具体处理流程我们并不清楚,但笔者也想通过分享以前为企业处理过的员工侵占公司财产案件的处理流程,为对类似问题头痛企业提供一些帮助:

提前准备

因此类案件较为隐秘,因此企业较难主动察觉。一般情况下,企业可能通过如下两种途径了解:1)员工举报。2)内部财务审计。以下分别述之:

员工举报

对于很多国际化大公司来说,进公司的第一节培训课,就是集团公司的全球合规制度。所以公司里一些合规意识较强的员工,对一些可能涉及自身利益的公司财产侵占情况,会主动向高层反应。比如笔者曾经处理过的一起案件中,就是因为作为采购需求提出的员工,虽然在所有采购单需求单及采购款领取单上签字,但对于采购货物的来源、入库情况以及采购款实际使用情况却毫不知情,因此知道这样操作不合规,怕万一出事可能牵累自己,所以向总经理举报,最后经我们查实确认了财务部门负责人侵占公司财产的事实。

因此做好员工日常的合规意识培训,并且保持一条畅通的内部举报通道,对于保证公司的合规运行是必不可少的。当然,如果员工担心举报后公司不足以保护自己,会被打击报复,公司还可将考虑该举报通道设置至外部律师处,由律师直接向公司总部汇报处理此事。

财务审计

当然,考虑到国人“多一事不如少一事的风格,在没有侵犯员工自身利益的情况下,员工并不肯主动汇报此类事件。退一步说,即使有人举报了,很多涉事员工的心里素质一般较硬,不见到证据是不肯如实汇报的。所以,财务审计是必不可少的。考虑到公司内部可能存在互相包庇的情况,相对来说邀请有资质的外部会计师事务所针对有问题部分进行审计会更有说服力。公司可以和外部会计师事务所沟通,要求对嫌疑员工的“问题账”进行专项财务审计,或者对公司整体财务状况进行全面审计,并挑出问题部分,做好与员工的谈判准备。

员工谈话

谈判是个技术活,尤其是和具有专业知识的员工进行谈判,并要求其承认在工作存在失误,或者故意侵占公司财产,其实是一件很困难的事。因此,我们建议公司可按如下步骤进行操作:

时间安排

由于现在网络发达,很多员工对于劳动合同法都十分熟悉。如果公司提前几天通知其要面谈,面谈当天很有可能会被员工以病假等理由搪塞。有些公司还会考虑妨碍工作,安排员工于下班后进行面谈,同样会被员工以不加班为由搪塞。因此,尽量安排在当天上班时间面谈,以免嫌疑员工有所准备,逃避谈话。

面谈安排

安排好时间,还要做好人员安排。对于涉嫌员工来说,与公司内部的人员面谈,可能压力不足,因此邀请第三方专业人员,如律师、会计师加入面谈就会是一个相对较好的选择。届时,可考虑由第三方人员采用一个较为强势的风格,而员工直属上级采取较为缓和的风格进行谈判,以促使工作有序进行。

谈判过程

谈什么是个问题。开始谈判时,公司可先告知员工谈话将被录音并征得其同意,并确认其是否收到过公司的劳动手册,以为后续按照劳动手册处理该员工做好准备。

做完上述准备后,公司可将之前审计出的原始问题凭证提交给该份员工,并要求其解释其中的不合理之处。对于其解释,公司可做进一步判断。比如笔者曾经处理一起员工私下处理公司废品的案件。当时员工表示是对方是免费为公司处理垃圾,并描述处理过程是在自己公司内部过磅。笔者当即表示,不可能存在免费处理的情况,因为既然在公司内部过磅,就表示需要让公司人员得知该笔垃圾的重量以及价值,这就是双方计算费用的依据,否则直接把垃圾拉回去处理就可以了,何必要多此一举?当时员工也就承认了私卖公司废品的事实。

记录过程

一般来说,第一次谈话是最重要的,此时员工心理没有准备,也不会很好地应对,因此公司要做好一次谈话就要求员工谈清楚全部问题的准备,做好记录工作,并要求员工签字,以防员工日后推翻自己的说法。

后续处理

当所有的工作都做完之后,公司就可考虑采取下一阶段动作。一般来说,公司可能就如下几套方案择一或一并采取:

要求员工自行辞职

对于大公司来说,一旦强行与员工解除劳动合同,就可能面临诉讼,这样可能就会将公司存在类似的“丑闻”爆出,所以大多数公司会采取要求员工自行辞职的方案。这也是目前较多公司采取的一个方案。

与员工解除劳动合同

如果公司要为其他员工树立一个反面典型,就可采取与其解除劳动合同,并将之张贴的方案。当然,此方案对公司的要求较高,一旦失败,不仅要支付员工违法解除劳动的赔偿金,还可能要赔偿员工名誉损失。所以采取此操作方案,所有的员工谈话,财务资料证据,民主流程都要做好,以免承担不必要的风险。

要求员工赔偿

无论是员工故意侵占公司财产,还是过失造成公司损失,公司都可向员工主张赔偿。当然公司要注意,只有员工存在重大过失造成公司损失时,公司才可以向其主张,还要视其在该项工作时的具体职务,判断损失比例。一般来说,重大过失情况下,承担30-50%的比例较为合理。

吊销员工的专业资格

对于有些具有专业资格要求的员工,其侵占公司财产行为可能导致其专业资质被限制或吊销,比如财务通过伪造、变造会计凭证、会计帐簿,编制虚假财务会计报告侵占公司财产的,可能被处以五年内不能从事会计工作的处罚,因此这也是公司可采取的方案之一。但要注意的是,一旦员工采取此行为,可能也同时导致公司违法,因此采取此类方案时,也可能同时导致政府部门对公司进行核查,因此公司也应相对谨慎。

提起刑事举报

当碰到“宋哲”之流,举报也是公司的最后一步。此时,公司应准备好初步的证据,如经有资质会计师事务所出具的审计报告,员工陈述等等,向公安机关举报,并要求追究其刑事责任。

希望这篇文章对有类似问题的公司提供一定的启示。

君 澜 法 语:法律认定的事实,不是真正发生的事实,而是证据显示的事实。